HOT-LINE: +420 494 532 202, softbit@softbit.cz
 

 

Správa firemních dokumentů a záznamů

V současné době mezi hlavní úkoly každého kvalitního informačního systému patří přehledná a úplná evidence veškerých firemních dokumentů, které každá společnost vlastní. Jedná se zejména o uzavřené smlouvy, dohody, dodavatelské nabídky a jiné protokoly, které často do společnosti přicházejí v tištěné podobě. Veškeré tyto dokumenty je důležité nejen správně evidovat, ale zajistit i jejich bezpečné uložení i přístup k nim oprávněným pracovníkům bez nutnosti vyhledávání originálního dokumentu v tištěné podobě.

Základní vlastnosti subsystému:

  • Přehledná evidence veškerých firemních dokumentů uložených v elektronické podobě
  • Rychlé vyhledávání dokumentů dle klíčových údajů (intervaly platnosti dokumentu, smluvního partnera, obsahu dokumentu apod.)
  • Sofistikovaný systém přístupů jednotlivých uživatelů informačního systému k vybraným dokumentům bez nutnosti předávání tištěného originálu
  • Přesné spojení elektronického dokumentu s originálem v tištěné podobě formou čárového kódu
  • Jednoduchá kontrola blížícího se konce platnosti časově omezených smluv a jiných dokumentů
  • Možnost uložení plného originálního dokumentu nebo odkazem na jiné umístění dokumentu mimo informační systém
  • Sofistikovaný import ze skeneru
  • Sledování oběhu originálních dokumentů v organizaci
  • Vazba na knihu dodavatelské a odběratelské pošty
  • Vazba na ostatní moduly informačního systému SQL Ekonom

Hlavní přednosti subsystému:

  • Uložení veškerých dat do SQL databáze zajišťují vysokou bezpečnost a rychlost přístupu ke všem dostupným informacím i při velkém množství zároveň připojených uživatelů
  • Podrobná architektura přístupových práv dovoluje přesné nastavení uživatelů dle jejich pracovní náplně
  • Funkce vzdáleného přístupu respektuje požadavky velkých společností v oblasti přístupu k databázi i ze vzdálených poboček
  • Intuitivní ovládání systému s možností zpětných oprav pořízených informací zvyšuje komfort práce spolu s vysokou efektivitou zpracování všech dat
  • Generátory tiskových sestav a grafů dovolují variabilní nastavení všech výstupů dle specifických požadavků organizace
  • Moderní technologie zajišťují přímou komunikaci systému s ostatními aplikacemi, jako jsou např. MS Word, MS Excel, Acrobat Reader, MS Outlook apod.

Vybraná řešení Správy firemních dokumentů:

Systém se vyznačuje vysokou variabilitou a jednoduchostí zpracování veškerých firemních dokumentů. Poskytuje tak každému uživateli mít komplexní přehled o veškerých uzavřených smlouvách, dohodách a dalších dokumentech důležitých pro chod každé společnosti. V následujícím popise uvádíme popis základních funkcí systému:

Hlavní uložené informace:

  • jednoznačné číslo dokumentu
  • skupina dokumentu dle číselníku
  • obchodní partner
  • čárový kód identifikující vazbu na originál dokumentu
  • originál dokumentu v elektronické podobě nebo odkaz na dokument uložený mimo systém
  • interval platnosti dokumentu
  • datum zavedení do evidence i vyřazení
  • číslo obchodního případu
  • číslo evidence vnitropodnikové pošty
  • pracovník, u kterého je dokument zapůjčen

Podle zadaného intervalu platnosti je možné jednoduše filtrovat platné a neplatné dokumenty. Je možné evidovat i zapůjčení dokumentů a jejich vrácení. Každému dokumentu může být přidělen čárový kód, pod kterým je možné ho jednoduše najít.

Příklady editačních formulářů:

Dokumenty je možné evidovat ve více řadách a do těchto řad je možné nastavit i práva jednotlivých uživatelů. Je možné nastavit ve 3 základních stupních a to:

  • Bez přístupu (dokumenty nejsou vidět)
  • Prohlížení (bez práva jakékoliv změny)
  • Vše (právo zápisu, případně i rušení dokumentů)

doc 1 karta dokumentu

doc 2 ulozeny dokument

doc 3 zapujceni

Obrázky: Zadávání jednotlivých dokumentů do evidence, jeho obsah a případné zaznamenání zapůjčení dokumentu v papírové formě

V záložce Soubory je možné vkládat libovolné množství souborů, případně dokumentů. Vlastní funkčnost se ovládá pomocí pravého tlačítka myši. Po zvolení této funkce se spustí okno skeneru, který máte v daném počítači instalován. Po vlastním naskenování systém již otevře okno s vlastním naskenovaným dokumentem.

doc 4 dokument

Obrázek: naskenování libovolného množství souborů, případně dokumentů

Druhou možností je vytvoření dokumentu v databázi. Zde je v nabídce buď vytvoření prázdného dokumentu v databázi (akce Nový) nebo převzetí dokumentu ze souboru. Pokud zvolíte první možnost, můžete zvolit dokument určitého typu, který systém umí vytvořit.

V nabídce by měly být všechny typy dokumentů, které podporují funkci OLE propojení. Toto propojení umí většina běžně používaných programů.

Standardně jsou v nabídce programu:

  • Microsoft Office
  • Wordpad
  • Malování
  • Adobe Acrobat

Nabídka těchto programů je však závislá právě na instalovaných programech v počítači.

doc 5 vlozeni dokumentu

Obrázek: Zadávání dokumentu přímo v subsystému Správa dokumentů

Převzetí dokumentu ze souboru

V tomto případě je možné připojit jakýkoliv typ souboru. Pokud použijete typ, který podporuje propojení pomocí OLE, pak bude po natažení tento dokument ihned i zobrazen. V případě, že použijete nepodporovaný typ, systém zobrazí pouze ikonu dokumentu. Také je možné použití zatržítka Propojit. V tomto případě se do databáze neuloží vlastní dokument, ale pouze jeho obraz a vazba do původního dokumentu. Bez tohoto původního dokumentu uloženého v původním umístění nebude dokument možno otevřít. Tedy tento přepínač používejte pouze v případech, kdy si jste jisti, že původní soubor nebude vymazán nebo změněn.

Po vytvoření nebo převzetí souboru je otevřeno nové okno s náhledem, případně ikona daného dokumentu. Poklepáním na tento dokument se otevře okno s programem, který je s daným souborem propojen. Zde je již možné s dokumentem běžně pracovat.

POZOR! Pokud je dokument uložen v databázi, je již zakázána jeho další aktualizace, takže jakákoliv změna dokumentu je při uzavření dokumentu ztracena. Změny jsou akceptovány jen v případě, že je dokument vytvořen jako propojený s původním dokumentem. V tomto případě však hrozí, že bude původní dokument vymazán z disku a nebude tedy již k dispozici. Maximálně zůstane v programu SQL Ekonom původní náhled na soubor.

Připojení dokumentů odkazem

Toto se uskuteční pomocí funkce Přeber dokument. Tato funkce pouze uloží cestu původního souboru. Obdobně je možné připojit celou složku pomocí funkce Přeber složku.

Pokud již je nějaký dokument uložen a to jak do databáze, tak i odkazem, je k dispozici možnost otevření daného dokumentu pomocí funkce Spusť dokument. V tomto případě systém otevře daný dokument buď přímo v daném programu (dokument odkazem), který je asociován k danému typu dokumentu nebo otevře další okno (v případě uložení dokumentu v databázi) programu SQL Ekonom. Pro otevření v původním programu je nutné poklepat na daný dokument a tím se otevře v původním programu.

Zápis zápůjček dokumentů

K možnosti zápisu zápůjček dokumentů slouží další záložka programu Zapůjčení. Zde se eviduje datum zápůjčky a vrácení, dále je možné zapsat číslo pracovníka a jméno. Pokud daného pracovníka nemáte v číselníku pracovníků, pak stačí ručně vyplnit jméno.

Pro koho je systém Správa firemních dokumentů určen?

Systém je určen pro všechny společnosti, které mají uzavřené smlouvy či jiné dokumenty se svými obchodními partnery:

  • hospodářské i příspěvkové organizace
  • neziskové organizace a sdružení
  • advokátní kanceláře

Svojí univerzálností je systém Správy firemních dokumentů předurčen k použití v libovolném typu organizace i jako samostatní aplikace bez vazby na ostatní ekonomické subjekty.

Pár výhod závěrem pro nerozhodnuté zájemce:

  • Zajištění kvalitního uložení všech důležitých dokumentů v elektronické podobě a omezení přístupu pouze na oprávněné pracovníky
  • Zpřístupnění plných verzí dokumentů všem oprávněným pracovníkům bez nutnosti poskytování tištěného originálu
  • Přesná evidence všech důležitých dokumentů s obchodními partnery se systémem rychlého vyhledávání a zajištěním spojení dokumentu v tiskové i elektronické podobě formou označení čárovým kódem
  • Automatizovaná kontrola doby ukončení platnosti smluv
  • Kontrola oběhu zapůjčeného originálního dokumentu po organizaci

Pro více informací nás neváhejte ihned kontaktovat či si vyžádejte časově neomezenou prezentační verzi celého systému.

Máte zájem o naše produkty či služby?

Neváhejte se na nás obrátit. Velice rádi Vám pomůžeme a vybereme ideální produkt či službu na míru vaší společnosti.