HOT-LINE: +420 494 532 202, softbit@softbit.cz
 

 

Informační systém pro vyúčtování dodávek tepla

Informační systém SQL Ekonom – vyúčtování dodávky tepla slouží pro komplexní, jednoduchou a přehlednou evidenci a sledování jednotlivých odběratelů, odběrných míst včetně odečtů dodávek tepla vždy za zvolené období. Subsystém je součástí moderního komplexního ekonomického informačního systému SQL Ekonom a má přímou vazbu na ostatní ekonomické moduly jako je fakturace, banka, pokladna i celkové účetnictví.

Základní vlastností systému je evidence jednotlivých odečtů dodávek tepelné energie za vybrané období pro daného odběratele. Odečty je možné zaznamenávat automatizovaně importem z elektronických snímačů nebo je pořizovat na základě podkladů buď formou hromadného vystavení odečtu, nebo formou individuálního pořízení. Součástí systému je podrobná databáze odběrných míst, odběratelů i měřičů tepla včetně tvorby plánu výměn.

Nedílnou funkcionalitou je technická evidence stavu a pohybů měřičů tepla včetně sledování historie a jednotlivých oprav. Pro každý měřič lze nastavit plán výměny, který systém následně kontroluje, zda byla výměna provedena či ne.

Výstupem z uložených odečtů je tvorba daňových dokladů za odběr tepla za zvolené období ve formě vystavených faktur. Software sleduje veškeré pohledávky a hlídá jejich úhrady. U neuhrazených pohledávek po datu splatnosti nabízí upomínky k těmto dokladům či i formu penalizace.

K jednotlivým odběrným místům lze tvořit i platební kalendář pro úhrady záloh na dodávky tepla. Software hlídá úhrady jednotlivých záloh a provádí případný odvod dph za provedenou úhradu dle platebního kalendáře. Na neuhrazené předpisy dle platebního kalendáře lze provádět tvorbu upomínek. Při vyúčtování dodávky tepla systém automaticky odečítá uhrazené zálohy dle platebního kalendáře.

Vedle vlastního vyúčtování systém nabízí řadu statistických přehledů prodeje tepla odběratelům za vybraná období, tisky smluv, sledování výměn měřičů tepla apod.

Informační systém umožňuje přehledné sledování pohledávek za dodávky tepla.

Hlavní vlastnosti systému SQL Ekonom

  • Uložení veškerých dat do SQL databáze zajišťuje vysokou bezpečnost a rychlost přístupu ke všem dostupným informacím i při velkém množství zároveň připojených uživatelů
  • Podrobná architektura přístupových práv dovoluje přesné nastavení uživatelů dle jejich pracovní náplně
  • Funkce vzdáleného přístupu respektuje požadavky velkých společností v oblasti přístupu k databázi i ze vzdálených poboček
  • Intuitivní ovládání systému s možností zpětných oprav pořízených informací zvyšuje komfort práce spolu s vysokou efektivitou zpracování všech dat
  • Generátory tiskových sestav a grafů dovolují variabilní nastavení všech výstupů dle specifických požadavků organizace
  • Moderní technologie zajišťují přímou komunikaci systému s ostatními aplikacemi, jakou jsou například Ms Word, Ms Excel, Acrobat Reader, Ms Outlook apod.

Základní charakteristika systému SQL Ekonom pro vyúčtování dodávek tepla

  • Podrobná evidence odběrných míst včetně použitých měřičů tepla a evidence jejich kontrol a výměn
  • Sklad měřičů tepla
  • Pořízení odečtů tepla buď manuálně, nebo formou elektronického importu dat z elektronických snímačů
  • Vyúčtování odečtů buď na základě skutečného odběru, nebo paušálu za vybrané období
  • Možnost tvorby platebního kalendáře či záloh s vyúčtováním za vybrané období
  • Tvorba smluv
  • Daňové doklady za vyúčtování dodávky tepla v podobě faktur
  • Slučování více odběrných míst do jednoho vyúčtování
  • Řada výstupních statistických přehledových sestav
  • Sledování pohledávek po splatnosti, upomínky, penalizace
  • Automatická vazba na odběratelské faktury, účetnictví, dph i adresář obchodních partnerů

Co přináší systém svému uživateli?

  • V první řadě v porovnání s jinými systémy maximálně zjednodušuje evidenci odečtů dodávek tepla včetně jejich vyúčtování i s odečty záloh dle platebního kalendáře.
  • Umožňuje elektronickou komunikaci s odečty měřičů pomocí přenosných terminálů nebo komunikací přímo s elektronickou jednotkou měřiče. Odpadá tímto způsobem pracné manuální zpracování odečtů měřičů tepla.
  • Systém pro vyúčtování dodávky tepla je součástí komplexního informačního systému, to znamená, že veškeré informace jsou ihned ukládány do celkového systému účetnictví včetně vyhodnocení všech informací v on-line režimu. Tím zjednodušuje zpracování veškerých informací ve společnosti.
  • Součástí systému je přehledná evidence zákazníků s podporou CRM. Jednotlivé funkce modulu umožňují zasílání elektronickou cestou řady informací pro vybrané skupiny zákazníků.
  • Software sleduje veškeré pohyby na měřičích tepla včetně provedených oprav, výměn atd. Tím zjednodušuje jejich evidenci.

Vybraná řešení v rámci informačního systému

Informační systém SQL Ekonom se vyznačuje vysokou variabilitou a jednoduchostí ve zpracování veškerých ekonomických informací. Poskytuje tak uživateli možnost lehce se přizpůsobit novým požadavkům na veškeré požadované informace ze systému. V následujícím popise uvádíme hlavní formuláře pro vyúčtování dodávek tepla.

vyuctovani tepla 1

Odběratelé tepla

Tabulka odběratelů obsahuje komplexní informace o jednotlivých odběratelích tepelné energie včetně jejich adres, kontaktů atd. Číselník je napojen na evidenci odběrných míst a odečtů měřičů tepla.

Z evidence odběratelů je možné provádět řadu přehledů fakturací za vybrané období atd. Číselník je společný s databází odběratelů celkového systému účetnictví.

Měřiče tepla

Databáze měřičů tepla přímo spolupracuje s evidencí odběrných míst a odečtů měřičů. Obsahuje kompletní evidenci každého měřiče včetně zachycení všech pohybů na jednotlivých měřičích tepla v historii. Na základě výměny měřiče je prováděno zpracování odečtu do evidence odečtů měřičů tepla a zároveň se ukládá informace o výměně do plánu výměn.

vyuctovani tepla 2

Evidence měřičů tepla přesně eviduje přístroje, které jsou v:

  • síti
  • na skladě
  • v opravě
  • vyřazené

Na základě intervalu let pro revize systém automaticky vytvoří plán výměn na následující období a umožňuje uživateli jednoduchou formou sledovat či včas připravit neprovedené výměny.

Karta odběrného místa

Tato tabulka obsahuje komplexní informace o jednotlivých odběrných místech pro dodávky tepla. V tabulce vedle evidenčního čísla odběrného místa jsou informace s adresou odběratele tepla, adresáta i majitele odběrného místa. Dále podrobný formulář obsahuje důležité informace pro výpočet dodávky tepla.

vyuctovani tepla 3

Formulář obsahuje několik záložek, které jsou zobrazeny v levém horním rohu. Veškeré informace jsou historicky ukládány, takže lze jednoduše dohledat stav odběrného místa v libovolném z předchozích období. Kód odběrného místa je důležitý pro zpracování jednotlivých odečtů.

Přímo z odběrného místa lze tvořit automatizovaně smlouvy na odběry dodávek tepla.

Uživatel má možnost rovněž nastavit u každého odběrného místa platební kalendář na libovolné období. Dle platebního kalendáře odběratel platí jednotlivé splátky formou bankovního převodu, hotovostí atd.

Za vybrané období je prováděno vyúčtování, ve kterém se automaticky odečítají uhrazené zálohy za předchozí období.

Pořízení odečtu tepla

Vyobrazený formulář slouží k pořizování jednotlivých odečtů manuálním způsobem nebo jsou do něho načteny elektronicky pořízené odečty přes přenosné datové terminály. Základním údajem je číslo odběrného místa. Období pro zpracování odečtu může být libovolné zpravidla však měsíc, čtvrtletí, polovina roku nebo rok. Při zpracování odečtu se provádí výpočet dle spotřebovaných GJ tepla dle měřiče. Z pořízených odečtů je prováděno hromadné vystavení daňových dokladů v podobě faktur. V případě, že odběratel platí zálohy na dodávku tepelné energie, jsou tyto zálohy při pořízení odečtu ihned vyúčtovány.

vyuctovani tepla 4

Odečty jsou tvořeny:

  • importem z přenosného terminálu
  • automatickým výpočtem dle oblastí (cyklů)
  • manuálním způsobem pořízení odečtů
  • automatizovanou tvorbou při výměně měřičů tepla

Fakturace dodávek tepla

Z jednotlivých pořízených odečtů dodávky tepla za období informační systém jednoduchou formou tvoří konečné daňové doklady.

vyuctovani tepla 5

Z jednotlivých odečtů jsou do konečných daňových dokladů doplněny:

  • skutečné dodávky tepla v měrných jednotkách i Kč
  • automaticky odečteny uhrazené zálohy na dodávku tepla

Vystavené daňové doklady jsou automaticky ukládány do systému pohledávek v rámci informačního systému SQL Ekonom. Zde se provádí jejich automatické účtování a přenos do účetnictví. Zároveň jsou ihned sledovány ve stavu saldokonta pohledávek.

vyuctovani tepla 6

Z více odečtů v rámci jednoho odběratele je možné tvořit jeden či více daňových dokladů.

U neuhrazených pohledávek systém automaticky nabízí tvorbu upomínek. Na neuhrazené pohledávky je možné tvořit opravné položky.

vyuctovani tepla 7

Systém dodávek tepla obsahuje také řadu výstupních přehledů a rozšiřujících evidencí:

  • Saldokonta neuhrazených faktur z vyúčtování, splátek záloh dle platebního kalendáře
  • Upomínky k fakturám, splátkám platebního kalendáře
  • Plán výměn měřičů tepla
  • Přehled pohybů měřičů tepla dle akcí, skladů, obcí a ulic, pracovníků za vybrané období
  • Přehledy zpracovaných i nezpracovaných odečtů dodávek tepla
  • Přehledy odběrných míst, měřičů tepla
  • Přehledy platebních kalendářů

Systém navazuje na další moduly:

  • CRM - adresář firem
  • Banka
  • Pokladna
  • Odběratelské faktury
  • Účetnictví
  • Evidenci daně z přidané hodnoty

Hlavní přednosti systému vyúčtování tepla v rámci systému SQL Ekonom:

  • elektronické i manuální zpracování odečtů dodávek tepla odběratelům
  • variabilní nastavení typů vyúčtování i období odečtů
  • komplexní evidence všech zákazníků
  • jednoduchá forma tvorby platebního kalendáře
  • sledování stavu a pohybů měřičů tepla
  • automatická vazba na ostatní ekonomické subsystémy
  • řada výstupních statistik v textové i grafické podobě
  • přímá návaznost na ostatní kancelářské systémy kategorie MS Office

Pro koho je systém na vyúčtování dodávek tepla určen?

  • pro všechny typy společností zabývající se výrobou a dodávkami tepla koncovým zákazníkům
  • pro společnosti, které mají hlavní náplň činnosti distribuci dodávek tepla od výrobce

Doprovodné poskytované služby

Naše společnost klade velký důraz na kvalitu a obsah poskytovaných doprovodných služeb, které má možnost každý náš zákazník využívat po celou dobu práce v našem informačním systému.

Služby při zavedení systému

  • V první řadě zpracujeme podrobnou analýzu k zavedení nového systému u zákazníka, ve které vyhodnotíme dosud používané řešení a navrhneme pro zákazníka novou metodiku, která bude respektovat všechny požadavky na rychlé a úplné zpracování všech informací.
  • Na základě úvodní analýzy jsme schopni přenést důležitá data z původního systému do nového bez nutnosti jejich opětovného typování.
  • Každé zavedení nového systému u zákazníka rozdělujeme do jednotlivých etap, které respektují jejich individuální požadavky.
  • Klademe vysoký důraz na podrobné zaškolení obsluhy nového systému ve více etapách.
  • Během zavádění systému nasloucháme potřebám a požadavkům nového zákazníka a snažíme se všechny jeho potřeby zapracovat do nového systému.
  • Poskytujeme maximální podporu při ostrém náběhu systému až do doby přechodu do rutinního provozu.

Služby po celou dobu využívání systému

  • Každá společnost má námi přiděleného odpovědného pracovníka, který řeší všechny požadavky a připomínky zákazníka.
  • Tým programátorů společnosti neustále pracuje na vývoji a zdokonalování celého systému podle potřeb legislativy a všech zákazníků.
  • Pravidelně organizujeme školení věnovaná novinkám v jednotlivých modulech našich informačních systémů a také i změnám v legislativě, kde spolupracujeme s odborníky z našich partnerských firem.
  • Vytváříme plné zajištění servisu pro zákazníka formou servisních zásahů přímo ve společnosti zákazníka, ale i formou vzdálené správy systému.

Více informací o systému SQL ekonom - vyúčtování dodávky tepla najdete v prospektu v PDF.

Máte zájem o naše produkty či služby?

Neváhejte se na nás obrátit. Velice rádi Vám pomůžeme a vybereme ideální produkt či službu na míru vaší společnosti.